Составление приказа об утверждении должностных инструкций является завершающим этапом в процедуре разработки и закрепления документов, определяющих функции, права, полномочия и условия работы сотрудников предприятий и организаций.
ФАЙЛЫ
Для чего нужны должностные инструкции и приказ по их утверждению
Роль должностных инструкций вполне понятна и проста: в них четко прописываются задачи, которые обязаны выполнять работники компаний, находящиеся на той или иной должности, а также сопутствующие их деятельности условия труда.
При этом должностные инструкции не являются строго необходимыми документами, однако имеют самое широчайшее распространение и касаются представителей любых профессий. Их наличие позволяет защитить работодателя от необоснованных претензий со стороны подчиненных, а сотрудников в свою очередь – от чрезмерной нагрузки и исполнения тех функций, которые не входят и их прямые обязанности.
Должностные инструкции разрабатываются в индивидуальном порядке в соответствии со и утверждаются приказом руководства – без этого документа они не вступают в законную силу.
При этом все должностные инструкции могут периодически меняться в плане содержащейся в них информации в зависимости от потребностей и текущей ситуации на предприятии, но откорректированные документы также нужно утверждать при помощи приказа руководителя.
Следует отметить, что сведения, вносимые в данные документы должны строго соответствовать рамкам законодательства РФ и никоим образом не нарушать гражданские и трудовые права работников.
Именно поэтому составление должностных инструкций обычно входит в компетенцию руководителей структурных подразделений, а затем передается на проверку и утверждение штатному юрисконсульту компании или стороннему юристу – эта мера исключает наличие в нем грубых ошибок и условий, нарушающих права работников.
Можно ли заменить приказ другой формой утверждения
Приказ, так же как и сама должностная инструкция, не является обязательным документом, поэтому иногда вместо написания отдельной распорядительной бумаги достаточно просто поставить на должностной инструкции резолюцию руководителя.
Однако, если предприятие крупное, имеющее целый ряд структурных подразделений, работников и соответственно множество должностей, закрепленных в штатном расписании, директору намного проще и удобнее вводить должностные инструкции в действие при помощи одного приказа, чем визировать десятки отдельных документов.
Основание для приказа
Любой приказ должен быть чем-то обоснован и этот не исключение. Обычно в качестве основания дается ссылка на вполне конкретный закон, но в данном случае, прямого требования в законодательстве на написание и утверждение должностных инструкций нет.
Так что в тексте приказа достаточно просто написать что-нибудь вроде: «В связи с необходимостью соблюдения трудовой дисциплины и организации труда приказываю»…
Кто пишет приказ непосредственно
Приказ об утверждении должностных инструкций может составлять любой сотрудник организации, на которого возложена данная функция:
- юрисконсульт,
- специалист кадрового отдела,
- секретарь и т.д.
Главное условие, чтобы человек имел четкое представление о том, как правильно составлять и оформлять этот документ.
После написания приказа его нужно обязательно передавать на подпись директору компании, поскольку без его автографа приказ не будет считаться действительным и впоследствии его легко можно будет оспорить в судебной инстанции.
Как составлять приказ
На сегодня стандартов по составлению приказов, утверждающих должностные инструкции нет. Так что предприятия и организации могут писать этот документ в произвольном виде или использовать образец, утвержденный в учетной политике фирмы. Однако некоторые сведения указывать в нем все же обязательно:
- номер,
- дату и место составления,
- название компании,
- полный перечень должностных инструкций, которые утверждает приказ.
В документе следует указать лиц, ответственных за его выполнение (эта часть касается ознакомления с должностными инструкциями работников предприятия), а сами должностные инструкции при необходимости можно отметить отдельным пунктом как приложение к приказу. Кроме того приказ может быть дополнен любой другой нужной информацией.
Как оформлять приказ
Единых норм по оформлению приказа, как и по его содержанию нет: он может быть написан на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, причем как от руки, так и напечатан на компьютере.
Важное условие: приказ должен содержать оригинал подписи директора или иного сотрудника, уполномоченного на визирование распорядительных документов компании.
Также с ним под роспись следует ознакомить работников, ответственных за его исполнение.
Как хранить приказ
Создается приказ обычно в единственном экземпляре и затем регистрируется в журнале учета внутренних документов организации. В период действия приказ надо содержать совместно со всей прочей распорядительной документацией фирмы в месте, доступ к которому должен быть ограничен. После утраты актуальности он передается в архив предприятия, где хранится на протяжении срока, установленного законодательством или локальными нормативными актами компании (но не менее трех лет), после чего его можно утилизировать.
Приказ об утверждении должностных инструкций
Для введения новой должностной инструкции директором издается приказ об утверждении должностных инструкций .
Утверждение локального нормативного акта находится в ведении начальника отдела кадров или другого ответственного лица. С новой инструкцией знакомится специалист, который будет трудиться по этой позиции. Такое правило закрепляется в коллективном договоре, регулируется Трудовым кодексом РФ.
Образец приказа об утверждении должностных инструкций
З А К Р Ы Т О Е А К Ц И О Н Е Р Н О Е О Б Щ Е С Т В О
«А О К В О Р У М»
об утверждении должностных инструкций
от 13.11.2014 № 28-5
г. Москва
Во исполнение требований законодательства о труде,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить должностные инструкции (Приложения 1-20).
|
Должность |
№ инструкции |
|
|
Генеральный директор |
||
|
Технический директор |
||
|
Директор |
||
|
Директор по персоналу |
||
|
Главный бухгалтер |
||
|
Заместитель главного бухгалтера |
||
|
Бухгалтер |
||
|
Руководитель Департамента корпоративного администрирования и договорной работы |
||
|
Менеджер по персоналу |
||
|
Ведущий специалист договорной группы |
||
|
Администратор офиса |
||
|
Секретарь |
||
|
Старший менеджер по персоналу |
||
|
Юрисконсульт |
||
|
Руководитель Службы тестирования ПАУ ПД |
||
|
Специалист по тестированию Службы тестирования ПАУ ПД |
||
|
Руководитель договорной группы |
3. Службе персонала ознакомить всех сотрудников с должностными инструкциями в форме листа ознакомления (Приложение № 21).
4. Контролировать выполнение настоящего приказа поручаю директору по персоналу Пригожину Б.А.
Генеральный директор _____________ С.К. Попов
Ознакомлен:
Директор по персоналу Б.А. Пригожин
Вас также могут заинтересовать:
- Положение о дисциплине работников железнодорожного…
Приказ об утверждении должностной инструкции - образец этого документа разрабатывается и используется в организации, где было принято решение ввести должностные инструкции для единиц, упомянутых в штатном расписании. Какие пункты нужно обязательно внести в приказ и как его использовать, расскажем далее.
Разработка проекта приказа об утверждении должностной инструкции
Наличие должностных инструкций в организации не обязательно, но рекомендовано. И если в компании принято решение их использовать, они разрабатываются для каждой единицы в штате.
Вводится в действие инструкция после ее утверждения руководителем компании. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенному в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года № 65-ст, утверждение документов может происходить 2 способами:
Применение второго способа имеет преимущество, когда утверждается сразу несколько должностных инструкций. Тогда в одном приказе перечисляются все должности, для которых вводятся в действие инструкции.
Разработка проекта приказа об утверждении должностных инструкций - образец этого документа и потом будет использоваться в организации - происходит один раз. В дальнейшем берется этот образец и в него вводятся нужная дата и перечень утверждаемых инструкций.
Не знаете свои права?
За разработку проекта приказа отвечает назначаемое руководством лицо, чаще всего это кто-то из кадровых работников.
Утверждение новой должностной инструкции
| Скачать форму приказа |
Порядок утверждения должностных инструкций может быть закреплен в компании локальным актом, но это необязательное условие.
Обычно утверждение новой должностной инструкции происходит по следующему алгоритму:
- разрабатывается проект конкретной инструкции;
- издается приказ об утверждении должностной инструкции;
- приказ вместе с инструкцией согласовывается юридическим отделом (юристом) и отдается на подпись руководителю компании;
- приказ регистрируется в книге (журнале) регистрации, и ему присваивается определенный номер; сама должностная инструкция также может регистрироваться в отдельном журнале, если такой заведен.
Должностная инструкция становится обязательной для сотрудника после ознакомления его под расписку с документом.
Какие реквизиты должны быть в приказе ?
В ГОСТе Р 6.30-2003 раскрывается вопрос об обязательном включении отдельных реквизитов в такую форму документа, как приказ. Здесь должны присутствовать:
- наименование организации;
- название документа (ПРИКАЗ);
- дата и регистрационный номер;
- текст документа;
- место для подписи должностного лица, утверждающего приказ, с указанием должности;
- отметка об исполнителе;
- место для виз согласования, если это необходимо.
Подпись сотрудника после ознакомления с документом проставляется на специальном листе, который является частью должностной инструкции.
Приказ об утверждении должностной инструкции утверждается руководителем компании, и только после этого ее можно использовать. Для внесения изменений в документ их тоже придется утверждать. А с введением в действие новой инструкции старая теряет силу.